Notre client, un cabinet de conseil en stratégie et management d’environ 200 consultants, a mis en place une GED Sharepoint permettant de centraliser des milliers de documents et référentiels.
Leur objectif:
💥 capitaliser les connaissances et faciliter l’OnBoarding.
Comme toute société mettant en place un projet GED, ils ont été confronté à une question centrale:
➡ comment faire vivre cette GED de façon efficiente?
Persuadé qu’une GED fédère grâce à la qualité des documents que l’on peut y trouver et grâce à son alimentation régulière, notre client souhaitait développer une solution pour maitriser les flux entrants dans sa GED et éviter une bibliothèque « fourre tout ».
Comment qualifier, classer et contrôler rapidement les documents déposés dans une GED Sharepoint? (Sachant que les règles métiers sont différentes en fonction du type de document déposé)
✅ La mise en place d’un workflow apparait comme évident. Dans ce projet, nous avons développé une solution où le processus de validation d’ajout d’un nouveau document à la GED est initié par le dépôt de ce dernier dans une espace dédié.
✅ Des flows Power Automate permettent de les détecter et vérifier rapidement le respect des premières règles métier imposées (nomenclature, type de document) puis de les transférer dans une bibliothèque transitoire.
✅ Par la suite, une application Power Apps permet aux consultants de retrouver leurs propositions, de les qualifier / les compléter (il s’agit ici de rajouter des métadonnées en fonction, là encore, de règles métier) et enfin de les soumettre aux modérateurs.
✅ Ces derniers, récupèrent des documents dont le format a déjà été vérifié et peuvent se concentrer sur la vérification du fond documentaire. Une fois validée, la proposition est automatiquement classée dans l’arborescence adéquate.
✅ La charge de vérification imputée aux modérateurs est largement diminuée:
– Le format est vérifié par Power Automate
– Les métadonnées sont ajoutées par le consultant via une interface Power Apps sécurisée