L’automatisation
du Cut Off
Mensuel

Notre solution pour vous faire gagner du temps tous les mois !

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Si vous commencez à lire cet article, c’est que vous êtes surement intéressé par l’automatisation du cut off mensuel. Parce que oui, quand nous parlons ici du process « Cut Off Mensuels », c’est bien aux DAF, RAF, comptable que nous nous adressons et qui, nous imaginons, seront très intéressés à l’idée de gagner du temps tous les mois pour réaliser leur « Cut Off » ou « Arrêté des Comptes ».

C’est quoi un Cut Off Mensuel ?

Le Cut Off désigne l’ensemble des travaux réalisés ou procédures suivies pour clôturer les comptes à la fin de l’exercice.

L’exercice consiste à analyser puis enregistrer des opérations pour respecter l’un des grands principes comptables : l’indépendance des exercices.

Obligatoire une fois par an pour clôturer l’exercice comptable, il est souvent réalisé mensuellement dans les PME, ETI, Grandes entreprises pour fournir aux dirigeants les éléments chiffrés de mesure de l’activité (résultat, rentabilité…)

Maintenant que le contexte est posé, a quel problème nous attaquons ici ?

Réaliser un Cut Off, c’est en fait réalisé une matrice 3D. Il faut placer une facture fournisseur, sur l’échiquier du temps en la rapprochant d’une commande (ou d’un budget) et répondre à ces 4 questions pour une date précise :

Est-ce que nous avons enregistré toutes les dépenses pour lesquelles nous sommes engagé ? [FNP]
Est-ce que nous avons enregistré des dépenses qui correspondent à des mois futurs ? [CCA]
Est-ce que nous avons facturé tout ce que nous avons réalisé ? [FAE]
Est-ce que nous avons facturé en avance ? [PCA]

La comptabilité nous donne la liste des factures reçues et comptabilisées avec un montant et un objet. Il nous manque 2 notions :

Quelle période est couverte par cette facture (1 mois, 1 trimestre, 1 année) ?
À quelle commande ou budget fait-elle référence (pour pouvoir comparer le montant comptabilisé et le montant attendu) ?

Ces deux notions peuvent être transmises par le service achat si et seulement si :

L’organisation trace-t-elle toutes ses commandes fournisseurs avec un rapprochement des factures lorsqu’elles arrivent ?

Si la réponse est « NON », il n’y a plus que l’analyse ligne à ligne comme solution. (Et ça, c’est long et fastidieux !)

Comment optimiser son cut off mensuel ?

1. Trier

Toutes les écritures de la comptabilité ne sont pas à analyser. Transmise par le logiciel de comptabilité il est donc nécessaire de nettoyer l’extraction.

Le module Power Query de Power BI est excellent pour ça. On paramètre les retraitements en quelques clics pour obtenir une base de données propres. On croise cette dernière avec des référentiels pour filtrer/trier et être prêt pour l’étape 2.

2. Complémenter

Rajouter des champs dans votre logiciel comptable est impossible. Alors on va le faire grâce à Power Apps et une simple liste Sharepoint pour récupérer les données.

Le principe : pour chaque ligne identifiée en 1, on va définir la période couverte par la facture (50% en mai et 50% en juin) et la raccrocher à un budget (Loyer agence de Tours). Le tout, en récupérant l’ID unique de la ligne pour ne faire le travail qu’une seule fois (au lieu de 12 fois par an).

3. Comparer

Maintenant que l’on sait quelles factures ont réellement été reçues, on va comparer les montants réels (calculés grâce à l’étape 2) aux montants budgétés grâce à Power Apps.

Nous allons comparer les montants réels (calculés grâce à l’étape 2)

Je n’ai pas reçu toutes les factures attendues >> le système me calcule une FNP
J’ai comptabilisé une dépense du T3 alors que je suis fin juin >> le système me calcule une CCA
J’ai oublié de refacturer le loyer de l’agence de Metz >> le système me calcule une FAE
J’ai facturé la redevance pour le service IT par avance >> le système me calcule un PCA

Chaque calcul étant théorique : l’utilisateur le valide où l’adapte et commente.