Migration miroir et notifications
❌ La problématique
L'entreprise ***** a fait appel à BICOME Consulting pour automatiser le transfert de documents de production comptable de leur canal Microsoft TEAMS interne vers le canal partagé au client.
Ils ont également cherché à monitorer le flux de dépôt documentaire de la part du client (mail hebdomadaire indiquant sur quel dossier des documents ont été ajoutés ou modifiés)
✅ Le résultat
Multiplication x2 de la vitesse de mise à disposition des documents au client.
N’étant plus obligé d’enregistrer le document en local pour ensuite l’envoyer par mail ou le mettre à disposition sur un portail client, cela conduit à la division par deux d’un temps de non-valeur ajoutée permettant d’améliorer significativement l’employabilité du collaborateur comptable.
Transfert automatique de XX documents depuis XXXX
Les étapes
Déploiement des webhooks SharePoint
La demande initiale de l’entreprise **** était de mettre en une organisation Microsoft TEAMS permettant le travail collaboratif en interne comme en externe. Une fois cette GED en place, l’objectif était de réduire les temps de non-valeur ajouté à la transmission de documents en externe.
Les webhooks SharePoint ont ainsi été déployés sur chacun des sites SharePoint liés à une équipe Microsoft TEAMS. Soumis à récurrence, les webhooks tracent les évènements d’un SharePoint.
Automatisation du transfert de document
Pour chaque évènement remonté par les webhooks, ce dernier est catégorisé selon sa nature. Une table de mapping combinée à la nature « add » permet d’alimenter une table, dont un flux relié à cette dernière va migrer le document du canal interne vers le canal ouvert au client.
Monitoring des évènements et notifications
Pour chaque évènement remonté par les webhooks, ce dernier est catégorisé selon sa nature. Avec une fréquence et un destinataire convenu au préalable avec le client, cela permet de l’informer à fréquence régulière des évènements qui se sont produits sur les canaux ouverts au client.