Gestion de versionning des documents mis à disposition d'un public interne/externe
❌ La problématique
Notre client, agence d'attachés de presse, passait énormément de temps à réaliser manuellement ses comptes-rendus d'activité (CRA) mensuels. La récolte, l'agrégation et la présentation des informations issues de multiples sources (CRM, outils métiers comme CISION, saisies manuelles) entraînaient un important travail chronophage, des erreurs fréquentes et un manque d'efficacité opérationnelle.
✅ Le résultat
Réduction de 80 % du temps de préparation des CRA
Grâce à l’automatisation du processus, le temps nécessaire à la réalisation des CRA est passé de 5 jours à seulement 1 jour par mois, libérant ainsi davantage de temps pour des tâches à forte valeur ajoutée comme le suivi stratégique des clients.
Les étapes
Déploiement des webhooks SharePoint
La demande initiale de l’entreprise **** était de mettre en une organisation Microsoft TEAMS permettant le travail collaboratif en interne comme en externe. Une fois cette GED en place, l’objectif était de réduire les temps de non-valeur ajouté à la transmission de documents en externe.
Les webhooks SharePoint ont ainsi été déployés sur chacun des sites SharePoint liés à une équipe Microsoft TEAMS. Soumis à récurrence, les webhooks tracent les évènements d’un SharePoint.
Automatisation du transfert de document
Pour chaque évènement remonté par les webhooks, ce dernier est catégorisé selon sa nature. Une table de mapping combinée à la nature « add » permet d’alimenter une table, dont un flux relié à cette dernière va migrer le document du canal interne vers le canal ouvert au client.
Monitoring des évènements et notifications
Pour chaque évènement remonté par les webhooks, ce dernier est catégorisé selon sa nature. Avec une fréquence et un destinataire convenu au préalable avec le client, cela permet de l’informer à fréquence régulière des évènements qui se sont produits sur les canaux ouverts au client.