Création d'espaces collaboratifs (GED)
❌ La problématique
L'entreprise ***** a fait appel à BICOME Consulting pour créer en masse une GED sur SharePoint et automatiser la création d'un site selon un modèle lors de l'entrée d'un nouveau client.
Ils ont cherché à centraliser l'ensemble de leur documentation permettant d'optimiser le travail collaboratif en interne et en externe, ainsi que d'harmoniser l'ensemble de leur arborescence documentaire.
✅ Le résultat
Création de plus de 7000 sites SharePoint
Lors du déploiement de la solution un peu plus de 7000 sites SharePoint ont été créés en masse avec une bibliothèque documentaire et des droits harmonisés, ainsi qu’une page d’accueil personnalisée.
Plus de 2000 sites SharePoint créés en automatique
L’automatisation de la création automatique de plus de 2000 sites SharePoint depuis la mise en production fin 2023.
Les étapes
Branchement à l’outil de production et création de la GED en masse
La demande initiale de l’entreprise **** était de déployer une GED SharePoint harmonisée pour l’ensemble des dossiers, sécurisée et ouverte au client. Après définition des règles métiers et de l’arborescence, via API nous avons récupéré l’ensemble des informations client de l’outil de production, permettant ainsi de créer en masse les sites SharePoint des clients actifs.
Automatisation de la création de la GED lors de l’entrée d’un nouveau client
Chaque entrée d’un nouveau client doit donner lieu à la création de sa GED. Ainsi, toutes les nuits nous détectons les nouveaux clients et créons la GED liée à ce dernier.
1 application de contrôle et de relance manuelle
Le nombre de dossiers créés par jour étant tel, une application de contrôle a été mise en place, depuis laquelle l’entreprise peut contrôler la création des sites SharePoint, et permet si urgent de lancer manuellement la création d’un site SharePoint.