Automatisation de la création d’espaces collaboratifs et gestion documentaire pour un laboratoire qualité

Notre client, laboratoire qualité spécialisé dans l'analyse de roulements à billes, rencontre des difficultés opérationnelles liées à la gestion manuelle des dossiers clients. À chaque réception d’une demande via leur logiciel métier TEEXMA, les collaborateurs doivent manuellement créer, copier, administrer et archiver les dossiers sur un serveur local, ce qui est chronophage, source d'erreurs potentielles et présente des risques de mauvaise gestion documentaire.

Réduction de 30 % du temps global d’administration documentaire.
Grâce à l’automatisation proposée, le temps moyen consacré à l’administration des dossiers (création, gestion des droits, supervision et archivage) pourrait passer de 23 à 16 minutes par dossier.
Gain estimé à 0,5 jour par semaine et par superviseur.

Détection automatique des demandes d’analyse

Automatisation de la détection d’une nouvelle demande issue de TEEXMA pour déclencher la création automatique d’une arborescence documentaire structurée sur SharePoint

Création automatique et gestion centralisée des espaces collaboratifs

Utilisation de Power Automate et SharePoint pour générer automatiquement une arborescence documentaire standardisée à chaque demande, réduisant ainsi considérablement le risque d’erreurs et garantissant l’uniformité des dossiers.

Gestion des statuts et supervision facilitée via Teams

Mise en place d’une gestion des statuts (« en cours », « à superviser », « publié », « archivé ») avec notifications Teams automatiques lors des passages en supervision pour faciliter la réactivité et la communication interne.

Gestion avancée des droits utilisateurs

Monitoring et amélioration continue