Comment sécuriser l’ajout de document à une GED Sharepoint  ?

Notre client est un cabinet de conseil en stratégie et management d’environ 200 consultants, ce cabinet à mis en place une GED Sharepoint permettant de centraliser des milliers de documents et référentiels.

Leur objectif est de capitaliser les connaissances et faciliter l’OnBoarding. Comme toute société mettant en place un projet GED, ils ont été confronté à une question centrale comment faire vivre cette GED de façon efficiente ?

Persuadé qu’une GED fédère grâce à la qualité des documents que l’on peut y trouver et grâce à son alimentation régulière, notre client souhaitait développer une solution pour maitriser les flux entrants dans sa GED et éviter une bibliothèque « fourre tout ».

Comment qualifier, classer et contrôler rapidement les documents déposés dans une GED Sharepoint ? 

Sachant que les règles métiers sont différentes en fonction du type de document déposé, la mise en place d’un workflow apparait comme évident. Dans ce projet, nous avons développé une solution où le processus de validation d’ajout d’un nouveau document à la GED est initié par le dépôt de ce dernier dans une espace dédié.

Des flows Power Automate permettent de les détecter et vérifier rapidement le respect des premières règles métier imposées (nomenclature, type de document) puis de les transférer dans une bibliothèque transitoire.

Par la suite, une application Power Apps permet aux consultants de retrouver leurs propositions, de les qualifier / les compléter (il s’agit ici de rajouter des métadonnées en fonction, là encore, de règles métier) et enfin de les soumettre aux modérateurs.

 Ces derniers, récupèrent des documents dont le format a déjà été vérifié et peuvent se concentrer sur la vérification du fond documentaire. Une fois validée, la proposition est automatiquement classée dans l’arborescence adéquate.

 La charge de vérification imputée aux modérateurs est largement diminuée:

– Le format est vérifié par Power Automate

– Les métadonnées sont ajoutées par le consultant via une interface Power Apps sécurisée